TRÁCH NHIỆM CHÍNH/ MAIN RESPONSIBILITIES

1. Thực hiện các công việc Admin Hành chính – Nhân sự/ Implement the HR admin duties.

2. Chịu trách nhiệm thực hiện công việc tiếp tân về việc tiếp nhận/ cung cấp thông tin/ công việc liên quan tới các Bộ phận/Phòng ban Công ty/ Khách hàng IMV Building/ Be responsible for handling reception about receiving/ providing the information/ works which related to Team/Depts in the Company/ Customers in IMV Building.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC/ JOB DESCRIPTIONS

A. Thực hiện các công việc Admin Hành chính – Nhân sự/ Implement the HR admin duties.

Chịu trách nhiệm duy trì các dịch vụ hành chính VP nhằm cung cấp cho các BP/PB/Be responsible for maintaining the administrative services to provide for all Dept/Team on schedule.

- Cung cấp dịch vụ văn phòng các BP/PB như nước uống, VPP, vé máy bay, phòng họp, bảo hiểm xe cho toàn công ty…/ Provide admin service for Dept/Team such as water, stationary, air ticked, meeting room and etc.

Thực hiện công việc lễ tân, điều phối tài xế/Execute receptionist’s and drivers’ duties.

- Điều phối nhân viên tài xế thực hiện công tác khi có yêu cầu từ BP Phòng Ban/ Align driver for business trip when necessary.

- Thực hiện thanh toán các hoạt động liên quan đến bảo dưỡng xe và công tác của tài xế. / Do the payment of drivers’ trip and car maintenance.

Theo dõi thực hiện các Hợp đồng dịch vụ của văn phòng/ Manage all service contracts of office

- Kiểm tra việc thanh toán hàng tháng/ Check a monthly payment request.

- Giám sát và quản lý chất lượng vệ sinh sảnh G/ Oversee and manage quality of cleanliness in the G Floor lobby area.

Tổ chức sự kiện, chương trình, hoạt động… của công ty/ Organize events, program, activity of the company.

- Tạm ứng và chi các khoản cần thiết của phòng Nhân sự/ Advance and settle payment of necessary amounts of Human Resources Department.

- Tổ chức sinh nhật cho nhân viên có sinh nhật trong tháng, tiệc và các hoạt động tập thể tại văn phòng nhân dịp lễ/ Organize employees’ birthday party monthly, parties and activities at the office on the holiday.

- Phối hợp với các bộ phận để tổ chức sự kiện của công ty Tiệc Tất Niên, Team building…/ Coordinate with other departments to organize events in the company:YEP/ Teambuilding/ …

B. Chịu trách nhiệm thực hiện công việc tiếp tân về việc tiếp nhận/ cung cấp thông tin/ công việc liên quan tới các Bộ phận/Phòng ban Công ty/ Khách hàng IMV Building/ Be responsible for handling reception about receiving/ providing the information/ works which related to Team/Depts in the Company/ Customers in IMV Building.

- Chịu trách nhiệm thực hiện công việc tiếp tân về việc tiếp nhận/ cung cấp thông tin/công việc liên quan tới các Bộ phận/Phòng ban Công ty/ Khách hàng IMV Building/ Be responsible for handling reception about receiving/ providing the information/ works which related to Team/Depts in the Company/ Customers in IMV Building

- Phục vụ Khách viếng thăm qua cách chào hỏi, tiếp đón, hướng dẫn và thông báo thích hợp/ Greet visitors by greeting, welcoming, directing and announcing appropriately

- Tiếp nhận, sàn lọc, sắp xếp các thư từ, giao bưu phẩm ký gừi, NV giao thư hàng ngày/Receive, sort, arrange daily mails/ deliveries/couriers

- Liên hệ với các Bộ phận/ Phòng ban Công ty/ Khách hàng IMV Building khi có yêu cầu/ Liaise with Team/Depts in the Company/ Customers in IMV Building when requested.

- Kiểm kê, phân phát Văn phòng phẩm nhằm đảm bảo luôn có sẵn để cung cấp cho các BP/PB/ Check, deliver the stationaries to ensure that it’s available to provide for Teams/ Depts

- Tiếp nhận, gửi, theo dõi thư từ, tài liệu, hàng hóa/ ghi nhận lại thông tin đầy đủ, chính xác/Receive, send, follow-up the mails/ documents/ goods and record information fully/ exactly

- Liên hệ với Nhà cung cấp để đặt giấy tờ, bao thư, thẻ, nước uống, bánh… liên hệ sửa chữa trang thiết bị VP, liên hệ Bưu Cục nhằm theo dõi hàng hóa/ / Liaise with Suppliers for booking the papers/ envelopes/ name cards, waters/ cakes and etc.; Offices Equipment/ Postal Service to track goods/mails/packages

- Thực hiện yêu cầu thanh toán các Chi phí Văn phòng, hóa đơn từ Nhà cung cấp/ Implement the requested payment of Offices Expenses, Invoices from Suppliers.

- Các công việc khác theo yêu cầu của TP. NS/ Other tasks assigned by HRM.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC/ JOB REQUIREMENTS

Trình độ học vấn, chuyên môn/ Education background:

Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành Quản lý nhân sự, hành chính tổng hợp, thư ký văn phòng…/ College/ University with Human Resources Management, General Affair, Secretary…major

Kinh nghiệm/ Working Experience:

Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chánh nhân sự/At least 1 year of experiences in HR Affairs

Năng lực/ Competency:

Vi tính văn phòng A/Computer level A
Tiếng Anh giao tiếp B hoặc hơn/English Communication B or over
Kỹ năng giải quyết vấn đề/ Problem solving skills

Kỹ năng giao tiếp/Communication skills

GENERAL AFFAIRS STAFF CUM RECEPTIONIST